屋外会場を使ってのイベントといえば、「スポーツ」「野外ライブ」「屋外物販」などになるかと思います。昨今フードイベントも各地で催されており、天気のよい屋外イベントは気持ちよく、まさに外で行うイベントの醍醐味といえます。
ただし、天候に左右されることが多い為、イベントの実施については、入念な準備・計画が必要となります。
■屋外会場を利用するメリット
- 解放感や晴天時のすがすがしさ
屋外で行うイベントは独特の楽しさがありますし、自然を楽しむイベントなどの場合は風や緑を感じながらお客様にイベントを楽しんで頂くことが出来ます。
- 比較的安い料金で会場を借りることができる
屋内会場にくらべると、利用料金が安い場合が多いです。特に自治体が主催したり、後援を行っている場合は申請によって利用料の「減免措置」がとれる場合もあります。
- 広い会場を使える
スポーツなど体を動かすイベントの場合、屋内で行う際にはスペース問題でコンテンツに制約が生まれてしまうことがあります。屋外の広い会場を利用することで思う存分体を動かしてもらい、イベントを楽しんでもらうことが出来ます。
■屋外会場を利用する際に注意しなければならいこと
- 来場者への配慮
特に、気温が高い夏場の屋外イベントは来場者の体調面に配慮する必要があります。イベントを行う際には、近隣の緊急受付可能な病院の確認や、会場への看護師（医療行為は出来ません）の配置などの準備をしておいて方がいいでしょう。
- スタッフへの配慮
スタッフの体調管理は特に気を付けたいところです。秋の屋外であまり動かないポジションになったスタッフなどはかなり寒い思いをします。来場者へ向けたポーズとして、上着を着せないでスーツのまま長時間立たせたり、薄いイベントジャンパーなどでしか支給しなかったりすると体調不良をおこしてしまう可能性もありますので、しっかりとケアを行わなければいけません。
- 食べ物の扱い
特に夏場は食中毒のリスクも高まります。出店で食べ物を販売する際には取扱に十分注意を行わなければなりません（各自治体ごとにイベントでの臨時飲食出展に関しては保健所への届け出が必要です。）またスタッフのお弁当の扱いにも注意が必要です。
- 近隣への配慮
大きな音を出すコンテンツ（拡声器使っての場内放送や屋外ステージでのライブなど）等は、会場の管理者と事前に内容の確認を行い、近隣施設や住民に対しての対策を行うようにしてください。また、公共交通機関があまりなく、会場までの移動手段自家用車の場合は、必ず駐車場を用意し路上駐車や近隣私有地への無断駐車が無いようにしてください。
- ゴミの処理
イベントで出たごみを放置するのは最悪です。会場のゴミ処理ルールに沿って適切な処理を行ってください。もちろん主催者だけではなく参加者へのルール周知と徹底が必要です。会場によっては、イベントで出たゴミは全部持ち帰りなどの場合もあります。持ち帰れる量でない場合は、ゴミ処理業者と事前に調整を行い、当日（または会場との協議次第で翌日）に回収してもらうなどの準備をしましょう。
- 雨天対策
そもそも雨が降って内容が破たんそしてしまう会場を選ばないという対策があります。例えば「予備日をもう1日確保できる」「雨天プログラムに切り替えて運営できる会場を選ぶ」「テントなどの対策を施せるスペースがある会場を選ぶ」などの方法があります。
- 緊急時対応
地震が起きた、火災が起きた、台風など荒天時のイベント開催判断と連絡方法についても、関係各所と協議の上、しっかりと定めなくてはいけません。特に公共交通機関が運休などで来場者だけでなく、スタッフが帰宅できなくなっては一大事です。来場者、スタッフの安全確保の観点から実施計画を策定しなければなりません。
準備をしっかりと行うことで当日の運営を滞りなく進めることが出来、2回目以降の開催に向けた一歩を踏み出すことが出来ます。
アシスト・ジャパンでは、イベント運営代行、スタッフの手配だけではなく豊富な実績を活かし、イベント企画支援・コンサルティングも行っております。また、疑問点などもお気軽にご相談いただけますと幸いでございます。
