◆はじめに
イベントディレクターの仕事とは、数 (抽選回数や来客など )やスタッフ(休憩回し )の管理を行い ながら、現場を円滑に回し『イベントを成功に導く 』ことにあります。スタッフは、指示通り内容を行えば良いが 、ディレクターは自ら考えて行動する必要があります。 スタッフよりも責任のあるポジションです。
◆ディレクター業務のイメージ
ディレクター として勤務する際は、スタッフよりも注意べ きポイントが増えます。それらの条件を加味し (必要に応じてそれらの条件 に優先順位付けなどを行い )、どのように成功へと導くのか道筋を立てます。現場を 組み立てる要素を把握し整理しまとめます。その要素を踏まえ現場を回します。また、並行してイベント成功までのイメージを作っていきます。現場の実施状況により、成功の形を修正し、実施へと移す。この過程を繰り返し、成功へと導きます。
◆ディレクター業務のポイント
①イベントの目的の理解
何を目的としたイベントであるのか理解することで、そのためにどのような行動をするべきか、または、するべきではないかを判断します。
②自身の立ち位置の理解
店舗、クライアントなど、どの位置に自身がいるのかを把握していなければ、イレギュラー発生時などに、誰に相談するべきなどが分からなくなってしまいます。クレームに繋がりやすいので注意。
③スタッフの管理
イベントの良し悪しを決定する要素のうち、最たるものが「スタッフの動きです」スタッフをどのように動かすか(動いてもらうか)を考えましょう。
④事故防止
集客の見込みがどの程度か、その年齢層はどうか、パーテーション・看板・ポップなどが倒れたりしないか、労働災害の起こらない環境下で勤務できるかを確認します。
⑤クレーム対応
お客様や、店舗側などからクレームを受けた時に対応することも、ディレクターの重要な業務の1つです。
⑥報告の上げ方
ディレクター業務では、報告が求められます。報告はクライアント元まで、そのまま伝わる可能性のあるものなので、立ち位置の理解とともに、それに即した形での報告を心がけましょう。報告の上げ方1つで、ディレクターの評価が決まることもあります。
◆スタッフの管理について
現場では主にスタッフに動いてもらうことが、ほとんどですが、一部機密性の高い業務や、難易度の高い業務はディレクターが行います。スタッフは基本的にディレクターの指示に従うので、どのように指示を出すかが重要です。ディレクター案件では、スタッフを動かすことが多くあります。スタッフ一人ひとりの性格や、勤務態度などを確認して適切な仕事、適切な配置を心掛けます。
①スタッフへのレクチャー
イベントの目的や、現場での注意事項、何を行えば良いのか明確に示すことが大事です。何かあればすぐに言ってもらえるような環境づくりをレクチャー時に行います。スタッフとの意思疎通を図ります。
②スタッフの配置
スタッフとの会話の中、レクチャー中の話を聞く態度などから、接客向きなのか、裏方的な動きのほうが向いているのか、その現場で一番向いていると思われるポジションに割り当てを行います。
③スタッフのやる気(モチベーション)の維持
仕事をするうえで、スタッフのやる気が落ちてしまうと、現場はクレームが増えたり、回らなくなったりする傾向にあります。逆にスタッフのやる気がある現場、理想的な結果を残しやすくなります。モチベーションの維持には様々なコツがあります。モチベーションを維持するためには、スタッフの立場で考えた時にどの様な箇所に、業務の大変さがあるのかを考え、そこをケアすることです。
・休憩回しをうまく使い、連続で業務をさせ続けないようにすること
・業務の合間で、会話をして一瞬でも気の紛れる瞬間を作ること
◆最後に…
アシスト・ジャパンでは、イベントスタッフの手配だけでなく、経験豊富なディレクターも多数取り揃えています。是非イベントを行う際にはアシスト・ジャパンまでご相談ください！
