万博記念公園でのイベント運営を行いました

2024年12月27日

概要

目的：エコを考えるイベントや特定のフードが一堂に会するイベントなどの実施
種別：野外イベント
日程：2024年11月～12月
スタッフ：約10～70名（管理者含む）
エリア：大阪府吹田市

ご依頼内容

基本的な依頼内容

アシスト・ジャパンは、大阪にある万博記念公園で実施される各種イベントの運営全般を担当いたしました。主な業務は事前打合せ・人員手配・当日運営（設営撤去含む）です。当日の運営は出展者の車両誘導・入退場ゲート管理・会場内エコステーション・その他コンテンツ運営など多岐にわたります。人員体制はイベントによって異なりますが、一番大きな規模のものでディレクター10名・スタッフ68名でした。万博記念公園で開催されるイベントは毎年実施されており、取引が始まってから毎年お声がけいただいております。

現場（イベント）の特徴と注意点

現場の特徴

イベント開始前、終了後に会場内に車や徒歩で出入りする出展者の車両誘導が必要
イベント最中も各ポジションだけでなく、場内を巡回する遊軍ディレクターを配置
公園内の別会場で行っている併催イベントがある時は公園の入場者が5万人を超える時もあり、毎年盛況なイベント

注意点

公園上のルールにて車両を適切に誘導する必要があり、スタッフへのレクチャーが重要
本イベントに慣れたディレクターのスケジュール確保
屋外でのイベントのため、天候の変化にも注意を払う必要がある
会場内での飲酒や、日中の暑さによる体調不良者が発生することもあり、救護関連の対応も必要

当日の流れ

ある1日のスケジュール

時間	活動内容
前日	会場内準備作業、出展者前日搬入出誘導
6:45	車両誘導ディレクター・スタッフ集合、全体オリエンテーション、各セクションに分かれ順次配置
7:30	車両誘導開始、関係者専用ゲートより関係車両が公園内へ侵入
8:30	運営ディレクター・スタッフ集合、全体オリエンテーション、各セクションに分かれオープン準備
9:00	イベントオープンに向けて車両退出のお声がけ、車両完全退出
9:30	イベントオープン
15:30	夕方の車両搬出に向けてディレクター打合せ、搬出スタッフ集合
16:30	イベントクローズ、車両搬出準備→公園営業終了後順次搬出開始
20:30	車両誘導終了後、順次業務終了

業務のポイント

心がけたこと

特に車両誘導では1つ間違えると事故に繋がりかねないので時間を割いて分科会を実施
勤務態度を非常に厳しく見られるクライアント様なので、スタッフ集合時に仕事の姿勢について丁寧な落とし込み
イレギュラー時臨機応変に対応ができるよう経験値の多いディレクター、スタッフの確保

工夫したこと

これまで同現場を経験したことのある者を優先的に手配
全体マニュアルとは別に、各セクションごとの説明用資料を作成
トラブル時の迅速な対応

管理業務の内容

スタッフ管理（休憩回しを含む）
各セクションの対応
トラブル対応

スタッフ管理（休憩回し）

ポジションによってはお客様が集中し、休憩を回せないことがあるため、時には他のポジションのディレクターと連携して対応することもある
日中日差しが強い中立ちっぱなしのポジションもあるため、こまめに休憩を回しスタッフから体調不良者が出ないよう細心の注意を払う

各セクションの対応

運営ディレクターは入退場ゲート、エコステーション、オフィシャル物販やアンケートの管理が主な業務。特に有料イベントの際はお客様1人1人のチケット確認が必須となるため、別資料を使っての落とし込み、ロープレを時間をかけて行う。
誘導ディレクターは朝夕は関係車両の誘導、日中は場内巡回が主な業務。屋外イベントのため例えば風が強い時などは出展者のテントの風対策、会場内の店舗前列整理、迷子対応、救護対応など、臨機応変な動きが求められる。