語学系試験の運営を行いました

ご依頼内容

基本的な依頼内容

アシスト・ジャパンは、面接試験の運営全般を担当しました。主な業務内容は、会場下見・実施計画・制作物作成・人員手配・当日運営です。今回のご依頼会場数は3会場で、派遣人数はディレクタースタッフ含めて15-40名程度でした。当日運営は1日のみですが、試験開催がある際には毎度ご依頼いただいております。

現場（イベント）の特徴と注意点

現場の特徴

• 実施前からの綿密な準備作業
• 試験の運営という緊張感のある業務内容
• 会場特性や受験者人数により異なる実施計画
• 老若男女問わない受験者の来場

注意点

• 受験者が落ち着いて試験に臨める環境作り
• 入場～試験～退場までのスムーズな運営
• イレギュラー時の適切な対応

当日の流れ

ある1日のスケジュール

時間	活動内容
07:00	ディレクター＆スタッフ①集合、会場設営等開始
08:00	スタッフ②勤務開始
08:40	午前　受付開始
09:30	午前　試験開始
12:00	午前　試験終了
12:15	午後　受付開始
13:10	午後　試験開始
16:00	午後　試験終了
17:00	運営終了・終了報告

業務のポイント

心がけたこと

• 本番の状況を想定した下準備
• 受験者への分かりやすい案内やサイン掲示
• スタッフへの落とし込みの徹底

工夫したこと

• スタッフ用資料の作成
• トラブル時の迅速な対応
• 適切なポジション配置

本案件の業務について

本案件では、以下のような業務を行いました。

主な業務内容

• 会場下見
• 実施計画
• 制作物作成
• 人員手配
• 当日運営

会場下見

事前に会場下見を行い、受験者導線・スタッフの配置・サインの掲示場所等の確認や会場様との打ち合わせを行います。当日の運営を円滑に行うためには、非常に大切な業務です。

実施計画

会場下見の内容を基に、実施計画を立てます。会場の特性や受験者人数によって適切な実施方法が異なるため、当日の状況を考えながら綿密に考える必要があります。

制作物作成

当日の運営に必要なサイン・掲示物、スタッフや面接委員の先生へ配布するマップ・シフト表・注意事項をまとめた書類等の作成を行います。
サイン・掲示物は、「実際にどこに貼るか」や「どのように書けばわかりやすいか」を考えながら作成を行います。また、配布資材は、丁寧に作れば作るほどそれを見る人の理解も深まります。よりよい試験運営を行うために、丁寧な作成を心がけています。

人員手配

試験運営にてご勤務経験のある方や試験運営に適正がありそうな方を手配いたします。また、ディレクターやADについても会場や規模を考えながら選定していきます。

当日運営

事前に立てた計画を基に当日の運営を行います。トラブルが起こった際は、迅速な対応を行い円滑な運営を行います。

結果

イベントの成功

大きなトラブルなく、いらっしゃった受験者に適切に試験を受けていただくことができました。

お客様の声

「次回以降は、もっと多くの会場数をお願いしたいです。」

手配のポイント

• 試験運営に適した性格のスタッフを事前に選定
• スタッフの適正を鑑みたポジション配置

現場（イベント）の雰囲気

• スタッフさんには、各ポジションに分かれて業務をおこなっていただきますが、どのポジションの方も真面目に業務を行ってくれていました。
• 仕事に対して積極的な方が多かったです。

募集の人気度

• 試験運営の案件は非常に人気が高く、多くの応募があります。
• 様々な年齢の方から人気があります。

勤務スタッフの層

• 大学生～30代以上の方にご勤務いただき、年齢層にあまり偏りがありませんでした。
• 真面目でしっかりした性格のスタッフが多く配置されました。

試験運営なら実績豊富なアシスト・ジャパンにお任せください！

アシスト・ジャパンでは、これまで様々な試験運営の実績がございます。

上記の通り、当日の運営だけではなく、事前準備～当日運営までまるっと請け負わせていただくことも多く、また、ご依頼会場数の増加に伴い試験運営の経験がある社員・スタッフもどんどん増えてきております。

今後もたくさんの試験運営のお手伝いをさせていただければと思いますので、試験運営でお困りの際はぜひ実績豊富なアシスト・ジャパンまでお問い合わせください！