都立産業貿易センターで即売会の運営補助を行いました

ご依頼内容

基本的な依頼内容

アシスト・ジャパンは、浜松町にある都立産業貿易センター2～5階にて開催された、模型や手芸の即売会の運営のお手伝いをさせていただきました。

ご依頼元は即売会の準備会様。スタッフは設営スタッフが20名。運営スタッフが20名にて行いました。

現場（イベント）の特徴と注意点

現場の特徴

• 都立産業貿易センターという規模は大きいながら、待機列の作成しにくい会場
• 複数の階層に跨っての開催

注意点

• 本番日朝から設営を行い、開場までの余裕がない
• 会場をパンクしないような待機列作成
• スタッフのモチベーションを維持することが重要

当日の流れ

ある1日のスケジュール

時間	活動内容
07:00	スタッフ集合、設営開始
08:00	設営
09:00	設営終了、サークル様（出展者）入場開始
10:00	一般来場者の待機列作成開始
11:30	入場開始
11:30～16:00	会場運営（チケットチェック、混雑。トラブル対応など）
16:00	終了、撤収作業開始
18:00	撤収作業終了、解散

業務のポイント

心がけたこと

• スムーズな設営
• 待機列作成時のスペースの有効活用

工夫したこと

• 事前にリーダークラスへの設営図面の展開とミーティング
• 列計画の綿密な打ち合わせ

当日業務について

本番日当日は以下のような業務を行いました。

業務の内容

• 会場設営
• サークル様（出展者）の入場
• 列形成、入場ゲートチェック
• 会場運営

会場設営

本件のような即売会の設営はほとんどが机や椅子を並べる作業です。他のライブなどのステージを組むようなものとは違って、大きく重たい部品はありません。女性でも2人で協力すれば難なく持てる物品ばかり。

しかし、語弊を恐れずに言えば、通常本番日前日までに行うイベントに比べ、本件の設営は開場3時間前からのスタート。しかも、使用するフロアは4つ。複数階跨っての作業ですので、1つのフロアにかけられる時間は少ないです。

そのため、よりスムーズな作業が求められ、それを適えるために当日勤務するADとは事前に打ち合わせを重ねます。

待機列作成

展示室内は非常に綺麗かつ広い会場ですが、オープン前にお客様がお待ちになる空間に大きな余裕がないのもまた実情。本来ならば、オープンまで会場にはお越しにならず、どこかで時間を潰していただければ我々も楽なのですが、やはり人気なイベントとなるとそういう訳にはいきません。

オープン前にはお客様が集まり、また人が密集すると物理的な危険も発生します。

本件でご協力させていただいているクライアント様には弊社が培ってきたノウハウと過去の同様案件の実例をご紹介し、待機列作成案を一緒に作成致しました。

トラブル対応

トラブルが発生した場合、迅速に対応します。お客様が所有しているチケットと、ご自身が認識しているチケットに齟齬があったり、遅刻者への対応の案内にご納得がいただけなかったりと、少ないながらもイレギュラーは発生致します。その際は通常スタッフが対応し、温度感が高い場合は弊社管理者が穏便な解決を図ります。

もちろん、発生したトラブルについては当日ないし後日、クライアント様へ共有・報告することで次回開催時の参考にお使いいただきます。

入場管理

オープン前からお並びいただいていたお客様を入場した後も、混雑を避けていらっしゃった方が入場されます。チケットをお持ちであるかどうかや、当日券の有無などのご案内を行いながら会期中は不正な入場の無いよう管理を行います。

イベントの成功

本件のような即売会イベントの成功はサークル（出展者）様が気持ちよく頒布できたこと、一般参加者がスムーズに会場へ入場し、楽しめたかだと考えます。そのためにオープン前後の待機列や入場にはより一層力を入れております。

お客様の声

「小さな会場から初めて、大きな会場での開催は初でした。正直、不安なところもありましたが、運営計画を一緒に作れたことで無事、成功に収めることができました」

手配のポイント

• 密集したお客様にも声が届く、元気な方
• 軽作業が発生する旨、予め伝えることでスタッフのミスマッチを防ぐ

現場（イベント）の雰囲気

• 活気に溢れ、コンテンツの盛り上がりを実感できる（させられる）
• 開場までお待たせしてしまうが、理解あるお客様が多く和やかな雰囲気

募集の人気度

• スタッフの募集は非常に人気が高く、多くの応募がありました。
• 特に即売会などのサブカルイベントは、学生やフリーターに人気です。

勤務スタッフの層

• 20代から30代の若いスタッフが中心
• 明るく元気な性格のスタッフが多く配置されました

サンプリングなら実績豊富なアシスト・ジャパンにお任せください！

インターネットと物流の発展と共に、どこにいても制作物を発表・販売することがとても容易になりました。それでも、世の中から即売会というイベントが消えないのは、やはり同好の人たちと交流する楽しさは何事にも代えがたい証左ではないでしょうか。

これを書いている私自身もオタク気質ですので、ぜひこのような即売会系のイベントのお手伝いをしたいのですが、しかし、コミックマーケットを代表するように準備会に所属するボランティアの方々で解決してしまうこともほとんど。

本来は趣味で行うイベントですから、ボランティアスタッフの皆様で運営されるのが正しい形なのかもしれません。

それでも、もし経験のない大規模な会場での実施やボランティアスタッフ様だけでは人手が足りないなど、お困りごとがございましたら、ぜひアシスト・ジャパンまでお問合せください。

全力でイベントの成功にご協力させていただきます。