スポーツ大会のゲート管理運営を実施しました

ご依頼内容

基本的な依頼内容

アシスト・ジャパンは、某ゴルフ大会運営における、ギャラリーゲートの管理及び、選手を含む大会関係者や観戦者（ギャラリー）駐車場整理のためのスタッフ手配を行いました。ご依頼元はイベント制作会社様。スタッフは4日間同一メンバーを総勢28名手配致しました。

また、勤務地は東京から車で3時間の距離に位置する遠方地でした。

現場（イベント）の特徴と注意点

現場の特徴

• 屋外かつ天候が変わりやすい
• お客様が整列するための場所が狭く、迅速な対応が求められる
• 都心から離れた遠方地であり、スタッフの宿泊が必須である

注意点

• ゲート管理ではチケット種類（券種）の把握が重要
• ギャラリーの動線と車両が通行する駐車場が近い
• 駐車場整理へ配置されたスタッフは速やかに空き状況を把握するなど、臨機応変の対応が求められる

当日の流れ

会期中1日のスケジュール

前乗り日

時間	活動内容
16:00	スタッフ集合、移動車（バス）へ乗車
16:30	移動車出発
19:00	ホテル到着、チェックイン
19:30	再点呼、本番日の集合時間確認
19:45	解散

本番日

時間	活動内容
4:00	スタッフ集合
4:15	車両（マイクロバス）へ乗車。現場へ移動
4:45	現場へ到着。全体朝礼
5:00	各ポジション分科会、レクチャー
5:30	ポジション配置完了。業務開始
6:00～15:30	業務中、朝食昼食を含めた休憩回し
16:00	業務終了。マイクロバスへ乗車しホテルへ帰還

業務のポイント

心がけたこと（スタッフへ伝えた留意点）

• 券種の取り違え防止
• ゴルフを観戦するお客様層（年齢層が高く、高品質なサービスを受け取り慣れている）への接客態度
• 真夏の屋外業務の為、スタッフ自身の健康管理

工夫したこと

• ターゲット層や業務内容に合わせたスタッフの配置
• 効率的なチケットチェック方法の選定
• 入場者数管理のためのルーティン作成

全体管理について

アシスト・ジャパンがゲート管理業務を請け負う際には、スタッフのチケットチェック業務への指示だけでなく、以下のような管理業務も行っています。

管理業務の内容

• スタッフの管理（休憩回し含む）
• 入場者数の管理
• トラブル対応
• 結果管理（終了報告）

スタッフの管理（休憩回し）

アシスト・ジャパンが行うスタッフ管理は手配の段階から始まります。例えば、本案件の場合はゴルフを普段から嗜む方々がお客様です。先に記述した通り、年齢層は高く、中には普段から高品質なサービスを受け慣れている方も多くいらっしゃいます。

上記を加味し、今回は元気の良さはもちろん、丁寧な対応を得意とするスタッフを中心に手配致しました。

チケット枚数の管理

本案件のチケット枚数の管理は1時間ごとかつ、複数種類ごとの来場者数の管理を必要としました。

特に1時間ごとの集計（時間計）は次回開催以降の運営において、重要な指標となるため迅速かつ正確な数だしが求められます。そのため、チケットの回収は時間計を見据えた方法を確立させました。

また、会期前に予め報告用フォーマットを用意し、クライアントと共有するなど正確な情報伝達の達成のために事前の準備も行います。

トラブル対応

トラブルが発生した場合、迅速に対応します。お客様がご自身でお持ちになったチケットについて誤った解釈をして来場した場合も、気持ちよくご納得いただけるようご説明いたします。

結果管理

1日の全てが終われば、1時間ごとの券種別入場者数と終日総計。また、必要であれば来場者がお持ちになったチケットの割合なども併せてご報告致します。

結果

イベントの成功

今回のゲート管理では、大きなトラブルも発生することなくスムーズに業務を完了しました。

お客様の声

「スタッフの対応はもちろん、遠方地に大人数のスタッフをお願いできてよかった。引き続き、次回もお願いしたい」（企業担当者）

手配のポイント

• 遠方地及び宿泊案件の為、案件日の2カ月前から手配を開始
• 男女比の適切な割り振り

現場（イベント）の雰囲気

• 朝の早い現場ですが、眠たげな雰囲気もなく活気が溢れていた
• スタッフの明るい対応で、クライアントを含むお客様も好意的

募集の人気度

• リゾート地への宿泊ということもあり募集は非常に人気が高く、多くの応募がありました。
• 夏休み期間中の案件だったため、多くのスタッフが学生でした。

勤務スタッフの層

• 20代から30代の若いスタッフが中心
• 明るく元気な性格のスタッフが多く配置されました

遠方地でもアシスト・ジャパンにまずはご相談ください！

はじめに:遠方地の手配は意外と高くつく

最低賃金は都心部から地方にかけて安くなります。是非はともかく、この事実に基づくとどうしても地方のスタッフ手配は安くなると考えてしまいそうです。

しかし、実情はそうではありません。意外と、遠方地の手配は高いのです。

もしかすると、移動手段に費用はかかりますが、都心部でスタッフを集めて、みんなでバス移動の方がお安く纏るかもしれません。

せっかくですので、私の失敗を紹介します。

アシスト・ジャパン東京本社のホームグラウンドは

アシスト・ジャパン。とりわけ、東京本社のホームグラウンドは一都三県。北関東や千葉県北部の手配は実のところお請けすることが難しかったりします。

なんて言ったって、東京から車で3時間。遠方も遠方。私も考えました。わざわざ東京で集める必要ないのでは？　現地のイベントスタッフを手配してくれる会社へお願いすれば、色々なリスクを回避できるのではないか？

例えば、3泊の宿泊が必須だった場合、勤務を予定していたスタッフが直前ないし当日にインフルエンザなどの感染症に罹ってしまったら、もうその人は勤務することができません。また、当日にいきなり3泊もできる代わりのスタッフを見つけることもとてもではないが無理な話です。

現地でスタッフを見つけることができれば、そんな心配も無用です。当日インフルエンザになってしまっても、多少の時間を要したとしても代わりのスタッフが来てくれる可能性は高いのですから。

そう考えた私は早速、地方にもスタッフを抱えているという会社様へ連絡しました。すぐに連絡が繋がり、その日のうちにオンラインで打合せ。いいですね、いい流れです。これは勝ったようなものです。

地方には地方の事情がある

挨拶もそこそこに私は依頼内容も伝えました。予算感も隠すことなく。足元を見られるなんて恐れはありません。なんたって、私が伝えた予算は東京でスタッフを手配するのと遜色ない金額。案件地の最低賃金と比較すれば、悪くない条件のはず。このときの私はきっと良くない顔をしていたでしょう。池●戸潤原作のドラマに登場する大企業のお偉いさんばりに嫌なやつだったかもしれません。

「──というわけなんですが、いかがでしょうか？　お助けいただけるとありがたいのですが……」

「うーん……、その金額では無理ですね」

「え……？」

「その金額だとスタッフは集めれないですね……。〇〇円（※私が提示した金額の1.5倍）は最低でもいただかないと……」

はい、負け。福●伸●ばりの”ぐにゃあ”。綺麗なカウンターを一発。

よくよく考えてみれば、当然のことです。現場はリゾート地。政治家や芸能人の別荘が数多く並ぶあの場所。そんな地域に住む人々がわざわざスポットのアルバイトに入ったりはしません。

そんなわけで、ちょっと都会に住んでるからっていい気になっていた小僧は常識を学び、再び東京でスタッフを集めることとなりました。

結論:現地（地方）手配も意外と厳しい

もし、遠方地（最寄駅から現場まで車が必須な距離）でのスタッフをお探しの場合はいっそのこと、普段から懇意にしている会社様へ相談し、ホームグラウンドからのバス移動をお勧めいたします。

当日の病欠に対応し難いリスクは確かに存在しますが、意外と予算が嵩みますので……。